秘书时间管理的方法

1. 秘书时间管理的方法

 秘书时间管理的方法
                       　　总有人感慨时间不够用，每天忙忙碌碌少有收获，并且总感到自己被太多事情缠身，无法集中注意去做一件事，也有人非常擅长时间管理，我下面为你整理了关于秘书时间管理的方法，希望对你有所帮助。
    
        　　一、“二八”原则 
       　　19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则，又称2/8定律，即20%的目标具有80%的价值，而剩余80%的目标只有20%的价值。这一原则对于那些在工作中喜欢面面俱到、事必躬亲的职业秘书具有重要的启示意义。所以，秘书应该根据每项工作的价值来投入时间，即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情，而用20%的时间来做其他价值一般的事情。这一原则的具体应用方法是：首先对工作进行梳理，将每天的工作分条列项列出;然后对工作分类，标明哪些属于价值80%的工作，哪些属于价值20%的工作;最后对每项工作做时间和精力的分配。当然，这是运用这一原则最初时的状况，当这一原则运用熟练以后，秘书应该清楚地将日常事务性工作列为价值不高的工作，这些工作可以运用闲时处理、批量处理或授权他人处理，而集中精力和时间处理那些根据工作经验可以确定为价值高、高回报的事情。
        　　二、ABCD法则 
       　　运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序，就是根据事情的重要性(纵坐标)和紧急程度(横坐标)两个维度，将事情划分为ABCD四个类型：A类，属于既紧急又重要的工作任务，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等;B类，属于重要但不紧急的工作任务，如建立重要的人际关系、新的机会、人员培训、制定预防措施等;C类，属于紧急但不重要的工作任务，如接听电话、应对不速之客、例行检查、参加通报性会议等;D类，属于既不紧急也不重要的工作任务，如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等。
       　　分清类别之后，就要优先处理A类工作，其次处理B类工作，再次处理C类工作，最后处理那些可做可不做的D类工作。这样就可以最有效地利用时间，收到事半功倍的效果。这四类事情的具体处理策略是：对于A类事情应该在第一时间去做，要舍得为它花费大量的时间;对于B类事情，应计划好什么时候开始做，要花费大量时间并付诸持续努力;对于C类事情可以采取马上就做或授权他人处理的方式，但应在尽可能短的时间内完成;对于D类事情，应尽量控制做这类工作的时间，可以在完成了所有重要的、紧急的工作之后，花一点时间去做，甚至根本不去做。要特别重视处理B类工作，因为这类工作重要但不紧急，如果不做的话，会随着时间的推移越来越紧急，直到突破一定的极限变成A类工作，如果B类工作被忽略而一直拖延下去，就会变成突发事件。所以，秘书要加强对这类工作的计划管理。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失。
        　　三、计划统筹 
       　　“凡事预则立，不预则废。”科学地做好计划是时间管理的重要方法。对时间进行计划管理的关键有：一是系统统筹用时的思想，充分发挥时间效能，规划不足和规划过度都不利于时间管理。秘书一天的时间安排应张弛有序，不要100%地计划，一般情况下计划中所有工作所需时间总计不应超过75%，其余25%用于处理突发事件或做紧急工作的调剂。二是按计划执行，只有认真执行、灵活处理、随时检查、保持弹性才能真正起到计划的作用。做计划就要制作时间表，时间表主要包括年度时间表、每月时间安排表、一周工作计划表和工作日志等。要对未来发生的事件进行梳理并按照轻重缓急排序后填入时间表里，起到备忘、控制和提醒的作用。要记好每天的工作日志，记录每件事情发生的经过、处理中遇到的问题和困难、处理的方式、办理的'效果和反思总结，为以后处理同类事情提供宝贵经验。在具体计划安排时要注意三点：一是集中与分散相结合，要集中时间处理同类事务，比如每天排出固定时间集中批量处理电子邮件、信件和紧急程度不高的事情，对于分散的时间要根据逆势操作和变闲为宝等策略合理利用;二是并行与串行相结合，并行即将性质相同或相似的不同任务同步操作运行，串行即严格按照工作程序和步骤安排操作，但应注意任务的系统安排和优化组合;三是例行与变例相兼顾，要妥善安排例行工作，将常态中的例行工作流程化，不断摸索总结秘书工作规律，形成操作规范，减少完成中的不确定性，节约工作时间，对于变例和突发事件要提高反应速度，灵活应对，尽量将处理这类事情的时间缩到最短。
        　　四、制度约束 
       　　秘书可以通过制定成文的或者不成文的制度来进行时间管理，这其实是促使自己养成良好时间管理习惯的重要方法。历史学家梅尔·克朗兹勃在办公室里的每个早上都写10封信;杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效。假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。
       　　在秘书工作中，制定制度来管理时间主要体现在以下方面：规定自己办公桌上的物品放置有序，工具或资料分类放置，用完以后及时归回原位;每次只处理一份文件，每份文件只处理一次;保证办公桌上只有一份正在处理的文件，处理完毕的文件及时归档;根据自己的工作和精神状态每天固定某个时段处理一些同类性质的事件;规定工作的截止时间，甚至规定自己将工作截止时间提前;用制度来主动减少打扰;形成定时汇报 和反馈制度;尽量采用打扰性不强的沟通方式(如便条、电子邮件);对于常规事项制作简明易懂的书面说明等。
        　　五、日事日清 
       　　“日事日毕，日清日高”，这是海尔集团提出的口号，也是重要的管理方法。这是一条可执行的时间管理原则，包含两层意思：一是当天的工作当天必须完成，工作都有截止日，不能无限期地拖延;二是提出了工作目标，在工作质量上每一天都有进步，在工作要求上每一天都要进步。这个方法能够有效根除拖延症，显著提高工作效率。其实这是一种心态或境界。时间管理的方法告诉我们永远要往前看，要看到现在和未来，只考虑接下去怎么做。正如歌德所说：“把握住现在的瞬间，把你想要完成的事物或理想，从现在开始做起。只有勇敢的人身上才会赋有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的历程当中，你的心态就会越来越成熟。能够有开始的话，那么，不久之后你的工作就可以顺利完成了。”
        　　六、逆势操作 
       　　逆势操作是一种重要的时间管理方法，是指在和大多数人不同的时间段里去从事相同的工作，反而能节约时间，提高工作效率。这意味着当别人没有做某件事的时候你就去做，这样可以省下许多等待的时间。比如汽车快递运输，往往利用夜间开展物流运输，因为这个时间段汽车流量较小，道路通畅，运输成本降低，运输效率提升;逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票、采购，所以他们不会在周五下午去兑现支票，也不会在周五晚上进超市，而会选在晚上11点或早上六七点去逛24小时开放的超市。逆势操作者退房的时间与其他人不同，他们会选择旅馆自动退房的方式：如果你可以在人潮多起来之前退房，你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。在办公室里，逆势操作者会在中午大多数职员外出午餐时使用传真或复印机。
        　　七、变闲为宝 
       　　秘书要善于利用零星时间，比如通勤时间、旅途时间、等候时间，学习或处理琐事，反思或规划未来工作，做到凑零为整、变闲为宝。这是一种时间管理思想。要根据自己的身体和精神状况在零散的时间里处理相应的事务，但是不应因此而增加精神和情绪压力，把所有时间都利用起来工作和学习也不符合时间管理原则，所以在零散时间里放松和锻炼身体也是一种时间管理的方式。
        　　八、善用工具 
       　　注意将传统工具与现代工具相结合，可以方便地随时进行时间管理。可以随身带一个记事本，列出待办琐事和物品清单，让大脑腾出更多空间来容纳更有意义和高创造性的事情;可以利用智能手机里丰富的时间管理应用软件来进行智能管理和智能提醒;可以利用OA系统里的日程安排制作电子日程，并方便地随时更新和管理;可以充分利用现代办公软件和办公设备提高工作效率，使工作生活更加智能化。(摘自《秘书之友》)
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2. 秘书有效的时间管理

 秘书有效的时间管理
                       　  秘书，对于时间的管理有着特殊性。所以在工作中，要有效的安排时间，避免因自己工作的失误而造成工作效率低，使公司落后于他人。那么怎么用科学的手段管理工作呢?
    
       　　管理时间必须遵守四个个重要的原则，1)时间合理分配原则2)最大限度地为领导获取可控制时间3)分清工作的轻重缓急4)有计划、有目的。在遵循着三个原则的基础上，来用科学的方法有效的安排、管理时间，使各项工作有序进行。
          　　对于时间的管理有以下几个方法： 
        　　一、制定时间安排表 
       　　这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排，我们可以做出很多种时间安排表，我们大概可以做出5种时间安排表，一是全年预定时间表，在这个时间表里，制定一个一年的计划，不用每件事都详细地列出，例如，7月份公司要签订一份大的合同，12月份进行年终总结，列出这样一个大的方向。二是每月预定时间表，在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出，使时间一目了然。三是每周预定时间表，每周的时间表，要在下周一前完成，完成后请领导过目，征求领导的同意。在这个时间表里，可以记载员工的生日，代表领导对员工表示祝贺，以及下周要参加什么会议等。具体细节一定要明确，例如这个会议是什么性质，是否要穿正装出席，是否要发表讲话。把项目的有关部门以及主要人员，一一列出，一遍突发情况，可尽快联系相关部门。四是每日预定时间表，在每日预定的时间表里，事情安排不仅要明确，而且要明确到具体时间，例如，10点各个部门开会，下午2点签约合同等，把公司时间，私人时间逐一列出。
        　　二、利用80/20的法则进行管理 
       　　80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则，在19世纪的英国，他通过数据研究法现了一个奇怪的现象，社会财富极其的不平等，社会的财富流向了少数人的手中，20%的人拥有80%的人的财富，通过持续的研究发现，很多情况都可以用这一法则来解释，例如20%的员工创造了80%的财富，80%的'利润来自20%的客户，这一发现在当时引起了不小的轰动。
       　　同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理。把这一天的工作按轻重缓急分为四类，其中最重要的事情约占20%，这是非常重要的事情，必须当天完成，剩下的三类，按顺序先完成AB，如果C实在不能完成，可安排到明天。在分类的同时，要对工作的开展进行跟进，例如一个会议预计是半小时，结果一个班小时才开完，秘书就要在其中寻找原因是哪个环节出了问题，是准备时间过长，还是开会的资料不够充分。对这类问题进行总结，在以后的工作中尽可能地避免这类问题，来更高更快，有效地完成工作。
        　　三、工作有秩序以及分工明确 
       　　对于处理完成的工作一定要及时归档，把自己收里的工作进行分类，每天固定的时间处理邮件、文件、电话，以确定工作有秩序，避免在此环节中浪费时间，对于突发的时间要预留出时间，一遍事情发生打乱了一切计划。对于领导安排的工作，一定要明确，哪些是自己的，哪些需要同事协助完成的，避免事必躬亲，使自己陷入琐事之中，从而耽误了工作进度，降低了工作效率。
       　　最为合格的秘书，一定要对工作进行总结，是哪个地方浪费了大量的时间，哪些地方时间安排过于紧凑，对时间表进行不断地变化和改进。依据自己的实际情况来安排工作，例如一天中哪个时间段效率高低，来制度时间表。在经济高速发展的今天，一定要体会时间管理的艺术，对每个人的宝贵时间合理利用，在快节奏的社会中对时间进行有效管理，从而提高工作效率，更好地为领导、公司服务。
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3. 秘书实务的时间管理法则是什么

您好，亲亲，秘书实务的时间管理法则：一、“二八”原则：根据每项工作的价值来投入时间，即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情，而用20%的时间来做其他价值一般的事情。二、ABCD法则：运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序，就是根据事情的重要性(纵坐标)和紧急程度(横坐标)两个维度，将事情划分为ABCD四个类型。三、计划统筹：　“凡事预则立，不预则废。”科学地做好计划是时间管理的重要方法。对时间进行计划管理的关键有：一是系统统筹用时的思想，充分发挥时间效能，规划不足和规划过度都不利于时间管理。四、制度约束：　秘书可以通过制定成文的或者不成文的制度来进行时间管理，这其实是促使自己养成良好时间管理习惯的重要方法。【摘要】
秘书实务的时间管理法则是什么【提问】
您好，亲亲，秘书实务的时间管理法则：一、“二八”原则：根据每项工作的价值来投入时间，即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情，而用20%的时间来做其他价值一般的事情。二、ABCD法则：运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序，就是根据事情的重要性(纵坐标)和紧急程度(横坐标)两个维度，将事情划分为ABCD四个类型。三、计划统筹：　“凡事预则立，不预则废。”科学地做好计划是时间管理的重要方法。对时间进行计划管理的关键有：一是系统统筹用时的思想，充分发挥时间效能，规划不足和规划过度都不利于时间管理。四、制度约束：　秘书可以通过制定成文的或者不成文的制度来进行时间管理，这其实是促使自己养成良好时间管理习惯的重要方法。【回答】

4. 秘书时间管理的案例分析

 关于  时间管理  的秘书实务案例分析有哪些?下面我给大家介绍关于秘书时间管理的案例分析的相关资料，希望对您有所帮助。
   秘书时间管理的案例分析 
   不便安排约会的时间 
  琳达是北欧皮具(上海)公司销售部经理的秘书。琳达在给上司安排日程时，很大一部分精力是在安排上司的各种约会。为了避免给上司造成不便，必须把约会安排在合适的时间。下面有5个选项：
  a、上司下班之后不安排约会
  b、上司出差回来上班的第一天不安排约会
  c、琳达自己工作扎堆的时候不安排约会
  d、上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会
  e、中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会
  请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
  本题答案c
  给上司安排工作日程，要尽可能地考虑周全，既要提高工作效率，又要减轻上司的负担，让上司得到休息。秘书只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一点，如果有必要，仍要给上司安排约会。
   制定日程表的  方法   
  琳达是日朗船舶(中国)公司公关部经理的秘书，专门负责上司的日程管理。下面有5个选项：
  a、安排上司的日程，有全年、本月、本周和当天四种日程表。这四种表格相互衔接，滚动执行。
  b、出现了突发事件后，就应当马上记入日程表。如果它与原定的工作安排在时间上发生冲突，那就要请上司确认哪项工作优先。
  c、当上司打算外出时对你说“我出去一下”，你除了说“我知道了”外，  其它  什么都不要一说。
  d、对上司的私人安排，最好记在自己的工作手册上，不要详细地记入日程表。
  e、如果你估计上司会谈的时间会延长，那你就要在上司去会谈之前提醒上司会谈之后的工作。
  请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
  本题答案c
  当上司对你说“我出去一下”，既不告诉你他去哪里，也不告诉你出去做什么，作为秘书就没有必要多问，但是，秘书作为上司日程的管理者，还是有必要问清上司回来的时间，否则后面的工作就不好安排。
   上司临时改变日程 
  琳达是皇冠服饰(上海)公司销售部经理的秘书。这天下午快下班的时候，上司对琳达说：“明天早上一上班，我直接去大明公司，与他们的陈总谈些事情。明天上午10点钟佳琪公司的欧阳经理要来公司，你与他联系一下，最好把时间推迟到明下午2点钟之后。”琳达按照上司的指示开始工作。下面有5个选项：
  a、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说希望将明天上午10点的约会推迟到明下午2点之后。
  b、给佳琪公司的欧阳经理打电话，说上司因为有急事要去大明公司，请对方予以理解。
  c、 给佳琪公司的欧阳经理打电话，说如果明下午2点方便的话，我们就等待他的到来。
  d、佳琪公司的欧阳经理说明下午2点能准时到达，于是问上司明天几点能从大明公司那里回来。
  e、与行政部联系，更改明天使用接待室的时间，并更改上司明天的日程表。
  请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
  本题答案b
  在现代商业交往中，提前更改预约的时间是很正常的，一般人都能理解和接受。但是，如果你告诉对方上司是因为另一家公司而改预约的，那就会给对方一个你优先其他公司而不重视他的印象。在这种情况下，你只需要告诉对方你有急事要改变预约时间就行了，告诉对方变更的理由是不适合的。
    
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5. 作为秘书如何管理好自己的时间

如何管理好自己的时间，可以参考一下方法：
1、当你在状态时，就多干点；不然就好好休息：有时候会连着几天不是工作状态，有时在工作状态时却又能天天忙活 12 小时，这都很正常的。
2、重视你的时间，并使其值得重视：你的时间值 1000 美元/小时，你得动起来。
3、不要多任务，这只会消耗注意力；保持专注，一心一用。
4、养成工作习惯，并持之以恒，你的身体会适应的。
5、工作时间越长，并不等于效率越高。
6、在有限的时间内，我们总是非常专注并且有效率。
7、进入工作状态的最佳方式就是工作，从小任务开始做起，让工作运转起来。
8、迭代工作，期待完美收工会令人窒息：“做完事情，要胜于完美收工” Facebook 办公室墙壁上贴的箴言。动手做，胜过任何完美的想象。
9、有会议就尽早安排，用于准备会议的时间往往都浪费掉了。

10、把会议和沟通 (邮件或电话) 结合，创造不间断工作时间：一个小会，也会毁了一个下午，因为它会把下午撕成两个较小的时间段，以至于啥也干不成。PS：当看到一个程序员冥思苦想时，不要过去打扰，甚至一句问候都是多余的。
11、尽量一整天保持相同的工作环境。在不同的工作项目之间不断切换，只会降低工作效率。
12、把不切实际的任务分割成合理的小任务，只要每天都完成小任务，你就会越来越接近那个大目标了。

13、从来没有两个任务会有相同的优先级，总会有个更重要，仔细考虑待办事情列表。
14、学会分工合作，善于借用他人的专业和力量。
15、把昨天翻过去，只考虑今天和明天。昨天的全垒打赢不了今天的比赛。好汉不提当年勇。
16、给所有事情都设定一个期限。不要让工作无期限地进行下去。紧迫感会不断督促你。