为什么说可行性分析是项目管理中不可缺少的环节

1. 为什么说可行性分析是项目管理中不可缺少的环节

开发新系统的要求往往来自对原有系统的不满。原系统可能是手工系统也可能是正在运行的信息系统。由于存在的问题可能充斥各个方面，内容分散，甚至含糊不清，这就要求系统分析人员针对用户提出的各种问题和初始要求，对问题进行识别，通过可行性分析确定开发系统的必要性。 　　一、项目的提出　　1．项目提出的理由　　用户申请信息系统项目时，有如下的理由：有时是为解决一个问题，例如，减少某些事务活动的开支，或者怎样更好的控制工作；有时则是为了提高他们所在部门的工作效率。在许多场合中，用户有好几个理由来要求获得信息系统的帮助，例如表7.1.1所示。表7.1.1 用户要求获得信息系统帮助的理由　　2．项目申请书　　项目申请的来源有4个： ①公司的部门经理；②高级管理人员；③系统分析师；④非公司的政府代理人。他们都可以申请信息系统项目。申请者根据申请的起源和理由， 可以寻找完全新的应用系统 或改变现行的系统。　　由用户或者分析师向项目评选委员会提出的项目建议书是进行系统研究的关键因素。尽管各公司的项目申请书在形式上有所不同，但对应该提供的信息要求，大致是相同的。下面给出了一个项目申请书格式的例子。　　例：库存信息系统项目申请书。　 （1）问题是什么。库存记录经常不正确，引起生产中库存短缺和所出售商品成本的变化。　 （2）问题的细节。现有数量与实际记录数总是不一致或缺少明显的图形表示，记录数时高时低，如果原材料的调拨单过账适当，数量就会一直符合。这里的前提条件应当是：两个采购人员一向保证及时订购了足够数量的原材料，并且准时送到。　 （3）问题的重要性如何。短缺引起的主要问题是有时我们甚至在紧急定货到来之前不得不停止生产。月底成本超过时，控制员很着急。当实际库存量与账面不一致时，库存经理很恼火。　 （4）用户认为解决的方法是什么。我们需要自动化的接货、发货、库存记录和过账，以减少运算中的差错。　 （5）信息系统怎样进行帮助。运算出错时，停止业务活动，并且迅速通知用户。　 （6）还有谁知道这事，能够与他联系吗。　　①会计主任；　　②采购人员；　　③库存经理。　　在建议书中，申请者要指出何处需要帮助，并提供详细的情况。描述该问题和情况的重要性的报告，对评审委员会的成员来讲也是有用的，他们想了解为什么申请者认为该项目是重要的。评审委员会还要知道该项目申请书是一项单一事件还是重复出现的。　　二、系统初步调查　　全面调查是系统分析与设计的基础，它对整个开发工作的成败起着决定性的作用。同时，它又是一项工作量大、涉及面广的工作，所以科学地组织和开展这项工作十分需要。　　1．系统调查的原则　 （1）自顶向下全面展开。系统调查工作应严格按照自顶向下的系统化观点全面展开。首先从组织管理工作的最顶层开始，然后再调查第二层的管理工作依次类推，直至摸清组织的全部管理工作。　 （2）弄清各项管理工作存在的必要性。组织内都的每一个管理部门和每一项管理工作，都是根握组织的具体情况和管理需要而设置的。调查工作的目的正是要搞清这些管理工作存在的客观条件，环境条件和工作的详细过程，然后再通过系统分析，讨论其在新的信息系统支持下有无优化的可行性。　 （3）工程化的工作方式。对于一个大型系统的调查，一般都由多个系统分析人员共同完成。 所谓工程化的方法就是 将每一步工作事先都计划好，对多个人的工作方法和调查所用的表格、图例都进行规范化处理，以使群体之间都能互相沟通、 协调工作。 另外所有规范化调查结果（如表格、问题、图、所收集的报表等）都应整理后归档，以便进一步工作时使用。　 （4）全面铺开与重点调查相结合。开发整个组织的 MIS要开展全面的调查工作。但如果近期内只需开发组织内某一局部的信息系统，这就必须坚持全面铺开与重点调查相结合的方法。即自顶向下全面展开，但每次都只侧重与局部相关的分支。　 （5）主动沟通、亲和友善的工作方式。系统调查是一项涉及组织内部管理工作的各个方面、各种不同类型的人的工作，所以调查者主动地与被调查者在业务上的沟通是十分重要的。而且，创造出一种积极、主动、友善的工作环境和人际关系是调查工作顺利开展的基础，一个好的人际关系可能导致调查和系统开发工作事半功倍，反之则有可能根本进行不下去。　　2．初步调查　　初步调查主要是从企业内部对信息系统开发的实际需求，调查和研究企业基础数据管理工作对于支持将要开发的信息系统的可能性，企业管理现状和现代化管理的发展趋势，现有的物力、财力对新系统开发的承受能力，现有的技术条件以及开发新系统在技术上的可行性，管理人员对新系统的期望值以及对新系统运作模式的适应能力等等。　　首先，调查用户需求。从用户提出新系统开发的理由、用户对新系统的要求入手考察用户对新系统的需求，预期新系统要达到的目的。如：用户对新系统开发的需求状况，对新系统的期望目标，是否愿意参加和配合系统开发；在新系统改革涉及到用户业务范围和习惯做法时，用户是否能够根据系统分析和整体优化的需求，来调整自己职权范围和工作习惯；上一层管理者有无参与开发工作、协调下一级管理部门业务和职能关系的愿望等。　　其次，调查现有企业的运行状况。 它主要应该包括： 企业的目标和任务、企业概况（包括企业性质、人员、设备、资金、生产状况、组织机构、管理体制等）、企业的外部环境等。　　最后，调查新系统的开发条件。初步调查不仅要为论证新系统的必要性收集材料，更要为论证新系统的可能性提供充分的依据。这方面的调查包括：（1）企业内各类人员对开发新系统的态度；（2）目前的管理基础工作、管理部门的机构是否健全，职责与分工是否明确和合理、规章制度是否齐全； 各项主要管理业务是否科学合理、 各种基础数据（如产品目录、材料目录、 工时与材料消耗定额、 设备档案等）是否完整和准确等等。（3）可提供的资源。 包括可投入系统开发的人力、 物力 和财力。（4）受到的约束条件。　　三、可行性分析　　1．可行性分析的任务和内容　　可行性分析的任务是明确应用项目的开发的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性，而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。这项工作需建立在初步调查的基础上。如果领导或管理人员对信息系统的需求很不迫切，或者条件尚不具备，就是不可行。　　可行性分析的内容包括：　 （1）管理上的可行性。指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件。主管领导不支持的项目肯定不行。如果高中层管理人员的抵触情绪很大，就有必要等一等，积极做工作，创造条件。管理方面的条件主要指管理方法是否科学，相应管理制度改革的时机是否成熟，规章制度是否齐全以及原始数据是否正确等。　 （2）技术上的可行性。这方面应分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求，例如对加快速度的要求，对存储能力的要求，对通信功能的要求等等，都需要根据现有的技术水平进行认真的考虑。这里所说的现有水平，应该是指社会上已经比较普遍地使用了的技术，而不应该把尚在实验室里的新技术作为讨论的依据。此外，还要考虑应着重考察从事系统开发以及系统投入运行之后的维护管理人员的技术水平。在信息系统开发和运行维护的各个阶段，需要各类技术人员参与，比如系统分析人员、系统设计人员、程序员、数据录入人员、硬件维护人员、软件维护人员等等。如果能够投入的上述人员数量不够，或者所投入的上述人员技术水平不高，或者缺乏系统中要用到的某些知识（如网络知识），那么可以认为此系统的开发在技术力量方面是不可行的。　 （3）经济上的可行性。主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。在费用支出方面， 不仅要考虑主机费用， 而且要计算外围设备费用、软件开发费用、人员培训费用和将来系统投入运行后的经常费用（如管理、维护费用）和备件费用。经济效益应从两方面综合考虑，一部分是可以用钱衡量的效益，如加快流动资金周转，减少资金积压等；另一部分是难以用钱表示的，例如提供更多的更高质量的信息，提高取得信息的速度等。　 （4）社会适应可行性。由于信息系统是在社会总环境中工作的，除了技术因素和经济因素之外，还有许多社会因素对于项目的开展起着制约作用。例如，与项目有直接关系的管理人员是否对于项目的开展抱支持的态度，如果有各种误解甚至抱有抵触的态度，那应该说条件还不成熟，至少应该做好宣传解释工作，项目才能开展。又例如，有的企业的管理制度正处在变动之中，这时信息系统的改善工作就应该作为整个管理制度改革的一个部分，在系统的总目标和总的管理方法制定之后，项目才能有根本变化。如果这时考虑大范围地使用某些要求较高文化水平的新技术，显然不现实。所有这些社会因素、人的因素均必须考虑在内。总之，需要从以上三个方面来判断项目是否具备开始进行的各种必要条件，这就是可行性分析。　　2．可行性分析的报告　　可行性分析研究报告，是系统开发人员对现行系统进行初步调查和研究之后的结论，它反映了系统开发人员对新系统开发的看法和设想。可行性研究报告一般要提交到有企业决策者、部门领导、业务人员及系统一切人员参加的正式会议上讨论，报告一旦正式通过，并且经过有关领导审核批准，可行性研究阶段的工作即宣告结束。　　一般可行性分析报告应包括以下内容：　 （1）引言。包含摘要、系统名称、目标、功能、背景、系统开发的组织单位，系统的服务对象，本系统和其他系统或机构的关系和联系。参考和引用的资料，本系统经核准的文件、合同或批文，本报告引用的文件、资料。专门术语的定义，本报告使用的专门术语及其定义、缩略语、全称等。　 （2）系统开发的背景、必要性和意义。现行系统调查研究包括：①组织机构；②业务流程，各主要业务流程及对信息的需求；③工作负荷；④费用；⑤人员；⑥设备；⑦计算机应用情况；⑧现行系统中存在的主要问题和薄弱环节等情况。　　需求调查和分析：包括用户提出的需求，及考虑经济改革和发展的需要而进行干预的结果。　 （3）系统的几种方案介绍。　　一般要求提出一个主方案和几个辅助方案。　 （4）可行性研究。　　①技术上的可行性；　　②经济上的可行性；　　③系统运行可行性分析。　 （5）几种方案的比较分析。　 （6）结论。　　可行性分析结论应明确指出以下内容之一：第一，可以立即开发；第二，改进原系统；第三，目前不可行，或者需推迟到某些条件具备以后再进行。可行性分析报告要尽量取得有关管理人员的一致认识，并经过主管领导批准，才可付之实施，进入对系统规划的阶段，从而达到项目管理的最终目的。

2. 工程项目投资决策可行性研究的探讨？

一、工程项目投资决策的可行性研究的重要性
1、可行性研究是决定项目决策的直接依据
可行性研究实质上是一个方案的具体确立和构造。是一个项目投资与否的最重要的一个环节，社会主义市场经济投资体制为由国家、地方、单位和个人组成的多元投资格局，因此投资业主和国家审批机关主要根据可行性研究提供的评价结果，确定是否投资和如何投资，是项目建设单位决策性文件。
2、可行性研究是编制项目设计文件的依据
可行性研究一经审批通过，意味着该项目正式批准立项，可以进行初步设计。并为下一步实施项目设计提出具体的操作方案，初步设计不能违背可行性研究已经论证的原则。在可行性研究中，对项目选址、建设规模等方面都进行了深入详尽的论证研究，设计文件的编制应以可行性研究报告为依据。
3、可行性研究是建设单位融资特别是向银行贷款的重要依据
凡是向银行贷款的项目，必须向有关部门报送项目的可行性研究报告，研究报告中需要详细预测项目的财务效益、经济效益及贷款偿还能力。而批准的可行性研究是项目建设单位筹措资金特别是向银行申请贷款或向国家申请补助资金的重要依据，也是其他投资者的合资理由根据。银行及国家有关部门可把此作为申请项目贷款的先决条件，通过对可行性研究的审查，对建设项目进行全面、细致地审查，认为项目确实可行后方可决定是否贷款。如世界银行等国际金融组织以及我国建设银行、国家开发银行等金融机构都要求把提交可行性研究作为建设项目申请贷款的先决条件。
4、批准的可行性研究是项目建设单位向国土开发等土地管理部门申请建设用地的依据。
因为可行性研究对拟建项目如何合理利用土地的设想提出了办法和措施，报告中含有总图布置、环境及生态保护方案等方面的论证为依据。国家开发部门和土地管理部门可根据可行性研究具体审查用地计划，审查建设是否符合城市规划、及对环境的影响办理土地使用手续。可行性研究报告为确保项目达到环保标准，在环境保护方案中根据要求明确环保治理措施和方法，这些信息可作为环保部门对项目进行环境评价、具体研究治理措施和签发建设许可文件的依据。
5、可行性研究是项目建设期项目管理的依据，是工程建设管理工作中的重要环节。
可行性研究不仅对拟建中的项目进行系统分析和全面论证，判断项目是否可行，值得投资，要进行反复比较，寻求最佳建设方案，避免项目方案的多变造成的人力、物力、财力的巨大浪费和时间的延误。这就需要严格项目建议书，可研报告的审批制度，确保可研报告的质量和足够的深度。假如在设计初期不能提出高质量的、切合实际的设计任务书，不能将建设意图用标准的技术术语表达出来，自然也就无法有效地控制设计全过程。如果使工程的初步设计起不到控制工程轮廓及主要功能的作用，或在只有一个粗略的方案下便草率地进入施工图设计，设计项目管理与施工肯定会出问题。可行性研究中总的目标如控制不好，使设计过程中朝令夕改，设计者无所适从，顾此失彼，往往造成产品先天不足。因此初步设计概算必须在可研报告估算控制范围之内，初步设计未获批准，不得进入施工图设计阶段，重大设计变更必须报原批准机关审批。避免工程建设中不断追加投资使工程管理失控，造成“半拉子工程”、“胡子工程”，给国家及投资业主带来巨大损失。
在现实经济环境中，业主建设单位希望挖潜降低工程造价，特别是一些民营、个体业主，他们缺乏懂技术的专家为他们的项目认证、研究，也不愿花高价聘请具有资质的咨询机构进行项目的可行性研究，草率上项目，从而在项目中隐藏着一些可行性研究中很多未解决的问题，只走形式，不重实质，不能为设计阶段提供良好的设计环境，造成设计工作不应有的反复，甚至在施工中产生过多的设计变更，造成部分工程废弃及延误工期。因此，搞好可行性研究是搞好设计项目管理的前提，决策失误不但工程项目没有经济效益，而且损失可能是惨重的。可行性研究是避免设计项目管理是决策失误、保证工程项目建设及投产后经营效益责任的重要手段。
6、可行性研究是项目后评估的依据
建设项目后评估是在项目建成运营一段时间后，评价项目实际运营效果是否达到预期目标，建设项目的预期目标是在可行性研究报告中确定的，因此，后评估应以可行性研究报告为依据，评价目标的实现程度。
二、近来可行性研究工作出现的问题与原因分析
近年来，项目投资决策的可行性研究作为一个法定程序在我国各类项目的投资活动中得到了较为广泛的应用，对于减少在国内外工程建设项目投资中的“钓鱼工程”，杜绝“拍板工程”，有效控制投资，保证科学决策起到了较好的作用。但在实际操作过程中仍存在一些较为突出问题：一是可行性研究的深度不够，质量不高，不能满足决策的需要。二是不重视多方案的论证和比较，可行性方案单一，无挑选余地。三是调查研究浮浅导致项目投资收益的计算失真。四是可行性研究报告的编制对内缺乏独立性、公正性和客观性。五是研究分析中不注重对敏感性问题和风险因素的分析。六是投资单位重咨询轻评估，追求可行性研究报告评估过程的高“通过率”，造成不小隐患。
三、做好可行性研究的措施
1、健全项目投资决策可行性研究的咨询机构
为适应社会主义现代化建设和市场经济体制改革的需要，我国勘察设计及工程咨询单位必须实现两大转变：一是改企转制，由过去的附属于部门的事业单位转变为独立的市场竞争主体，并建立现代企业制度。二是转变经营机制，由过去局限于特定行业开展单一业务的职能型机构，转变为面向投资建设全过程服务、并按照市场机制进行的社会中介机构。在当前加强工程咨询勘察设计企业内部改革，努力提高队伍素质，具有十分重要的现实意义。如今，外国工程咨询设计机将进入中国，国际竞争国内化的形势迫在眉睫。这就要求工程咨询设计单位要勇敢地走向市场，使可行性研究与设计工作上一个新台阶，转变观念、加强管理、增强技术人员的责任感。设计是将科学技术转化为生产力的桥梁，图纸上每一条线、每一个点和数字都代表着技术责任和一定数量的资金，设计质量的优劣对工程建设有直接的联系。可行性研究要以质量控制为核心，对项目的规模、建设标准、工艺布局、产业规划、技术进步等方面应实事求是地科学分析。从事可行性研究的人员要真正树立为国家、为建设业主服务的精神，熟悉国家和地方对项目建设有关法律、政策、规定，准确掌握有关专业知识，不断学习新技术，真正做到科学地、独立地、不受任何干扰地把握好产业的发展方向，提高可行性研究的深度和质量，为社会提供质量精良的产品。
2、进一步提高对可行性研究作用的认识
对国内外投资项目多年的建设实践证明，即使耗费一定资金进行的可行性研究证明项目不可行，也胜于不做可行性研究就盲目进行项目建设投资。对项目整体效益的影响而言，项目前期进行的可行性研究其费用投入较少（通常不超过投资总额的1～3%），项目的主要投入在施工阶段；项目前期可行性研究对项目生命期的影响却最大，稍有失误就会导致项目的失败，产生不可挽回的损失，而施工阶段的工作则对项目生命期的影响很小。可见项目前期可行性研究工作对投资的影响有多么重要。因此，不断提高对投资项目可行性研究工作重要性的认识，认真扎实地做好投资前期的研究论证工作十分必要。重申可行性研究在经济建设中的作用，可行性研究作为一种科学的方法，在投资决策中有着非常重要的作用。从宏观上讲，可行性研究关系到国民经济的发展、产业结构调整、技术进步和可持续发展的问题。从微观上讲，可行性研究关系到投资项目的成败，企业的成败。从发达国家的实践来看，可行性研究是一个行之有效的投资决策手段，所有的投资项目都要进行客观、公正的可行性研究，并通过可行性研究取舍项目。
3、改革经济体制和项目管理体制，增强主体宏观经济效率意识
要加强经济体制改革，培育完善的市场，疏通生产要素各流通环节，使生产要素能够自由、迅速流动，使整体生产要素的流动与局部生产要素的流动都突现出来，使人们意识到项目分析如果忽视宏观经济资源配置就会失败，以逐渐消除计划体制的残余影响。建立一套财务效益与国民经济效益并重的项目管理体制，在“四大体制”尤其是“项目法人负责制”中加入项目参加者对项目国民经济效益负责的内容，并确立其法律地位，把项目国民经济效益纳入项目分析、审批、实施和验收等项目管理各个环节中。
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